Pertanyaan ini sering muncul di kepala pemilik usaha, apalagi yang baru mulai berjualan atau baru mengurus NPWP. Ada yang cuma mencatat uang masuk dan uang keluar di buku kasir. Ada juga yang sampai menyusun laporan laba rugi lengkap dengan neraca. Dua-duanya benar, tapi keduanya bukan hal yang sama.
Kalau kamu masih bingung membedakan pembukuan dan pencatatan, artikel ini akan membantu kamu memahaminya dari dasar hukum sampai praktik sehari-hari.
Apa itu Pembukuan dan Pencatatan?
Secara sederhana, pencatatan adalah kegiatan merekam transaksi keuangan usaha secara berurutan dan rutin. Isinya biasanya cuma berapa uang yang masuk dari penjualan dan berapa yang keluar untuk belanja bahan atau operasional.
Pembukuan lebih dari itu. Pembukuan mengolah data transaksi tadi menjadi laporan keuangan yang bisa kamu baca untuk mengetahui kondisi usaha secara utuh, mulai dari aset, utang, modal, sampai untung atau rugi yang sebenarnya.
Definisi ini bukan cuma istilah akuntansi yang dipakai sembarangan. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1983 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan, yang sudah diubah beberapa kali hingga terakhir menjadi Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2007, mengatur definisi ini secara resmi.
Pasal 1 ayat 29 undang-undang tersebut menyebutkan bahwa pembukuan adalah proses pencatatan yang dilakukan secara teratur untuk mengumpulkan data dan informasi keuangan yang meliputi harta, kewajiban, modal, penghasilan, biaya, serta jumlah harga perolehan dan penyerahan barang atau jasa.
Semua data itu kemudian ditutup dengan menyusun laporan keuangan berupa neraca dan laporan laba rugi pada setiap akhir tahun pajak.
Sementara itu, pencatatan diatur dalam pasal 28 ayat 9 dari undang-undang yang sama.
Pencatatan didefinisikan sebagai kumpulan data yang dikumpulkan secara teratur tentang peredaran atau penerimaan bruto dan penghasilan bruto sebagai dasar untuk menghitung pajak yang terutang, termasuk penghasilan yang bukan objek pajak dan penghasilan yang pajaknya sudah final.
Jadi pencatatan cukup fokus ke angka omzet, sedangkan pembukuan menuntut kamu mencatat setiap komponen keuangan usaha secara lengkap.
Persamaan dan Perbedaan Pembukuan dengan Pencatatan Pajak
Pencatatan dan pembukuan memang punya banyak kemiripan, sehingga wajar kalau keduanya sering dianggap sama.
Keduanya sama-sama digunakan untuk mencatat transaksi dan menjadi dasar dalam memenuhi kewajiban perpajakan, seperti menghitung pajak dan melaporkan SPT.
Bahkan, pencatatan merupakan bagian dari proses pembukuan, karena transaksi yang dicatat menjadi bahan dasar untuk menyusun pembukuan.
Namun, ada beberapa hal yang membedakan keduanya, terutama dari siapa yang wajib melakukannya, cakupan kegiatan, dan hasil akhirnya.
Berdasarkan Pasal 28 ayat (1) UU KUP, pada dasarnya wajib pajak badan serta wajib pajak orang pribadi yang menjalankan usaha atau pekerjaan bebas wajib menyelenggarakan pembukuan.
Namun, wajib pajak orang pribadi dengan peredaran bruto dalam setahun kurang dari Rp4,8 miliar dapat memilih menggunakan pencatatan, dengan memenuhi ketentuan yang berlaku.
| Aspek | Pencatatan | Pembukuan |
|---|---|---|
| Cakupan | Mencatat transaksi dan penerimaan/pengeluaran | Mencatat, mengelompokkan, menganalisis, hingga menyusun laporan |
| Tujuan | Menyediakan data transaksi yang akurat | Menghasilkan informasi keuangan yang lebih lengkap |
| Hasil akhir | Data/catatan transaksi | Laporan keuangan |
| Penggunaan | Membantu penghitungan pajak | Pajak sekaligus dasar pengambilan keputusan bisnis |
| Kompleksitas | Relatif lebih sederhana | Lebih kompleks dan membutuhkan pemahaman akuntansi |
| Contoh | Mencatat penjualan, pembelian, dan pengeluaran | Menyusun neraca, laporan laba rugi, dan laporan keuangan lainnya |
Jadi, pencatatan lebih berfokus pada merekam transaksi, sedangkan pembukuan mencakup proses yang lebih luas hingga menghasilkan laporan keuangan.
Batas Omzet Wajib Pembukuan Terbaru
Kabar baiknya, pemerintah terus memperbarui aturan soal batas omzet ini supaya makin jelas dan adil bagi pelaku usaha kecil.
Sejak berlakunya Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan, ketentuan soal pajak UMKM diatur lebih detail lewat Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2022.
Dalam aturan ini, wajib pajak dalam negeri dengan peredaran bruto tertentu dikenai Pajak Penghasilan Final sebesar 0,5 persen, dan fasilitas ini berlaku untuk wajib pajak orang pribadi maupun badan dengan omzet tidak melebihi Rp4,8 miliar dalam satu tahun pajak.
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 164 Tahun 2023 kemudian menambahkan bahwa khusus wajib pajak orang pribadi, bagian peredaran bruto sampai dengan Rp500 juta dalam setahun tidak dikenai pajak penghasilan sama sekali.
Aturan ini terus disempurnakan. Lewat Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2026, pemerintah memperjelas cara menghitung batas peredaran bruto Rp4,8 miliar tadi.
Untuk wajib pajak orang pribadi yang menjalankan kegiatan usaha, batas itu sekarang dihitung bukan cuma dari penghasilan usaha saja, tapi juga digabung dengan penghasilan dari pekerjaan bebas, baik yang kena PPh final maupun tidak, ditambah penghasilan dari luar negeri.
Ketentuan serupa juga berlaku untuk PT Perorangan dan koperasi.
Yang menarik, peredaran bruto ini juga mencakup penghasilan gabungan suami istri, termasuk penghasilan dari PT Perorangan yang didirikan oleh suami atau istri, dan penghasilan anak yang belum berusia 18 tahun.
Jadi kalau kamu berencana menghitung apakah usahamu masih masuk kategori boleh pencatatan saja atau sudah wajib pembukuan, jangan lupa memasukkan seluruh sumber penghasilan itu ke dalam perhitungan, bukan cuma omzet dari toko atau usaha utama.
Satu hal yang perlu kamu ingat, begitu omzet usahamu melewati Rp4,8 miliar dalam satu tahun pajak, di tahun itu dan seterusnya kamu wajib memakai tarif Pasal 17 Undang-Undang Pajak Penghasilan dan wajib menyelenggarakan pembukuan penuh.
Tidak ada jalan untuk kembali memakai pencatatan sederhana setelah melewati batas ini.
Manfaat Pembukuan Bagi UMKM
Banyak pelaku usaha menganggap pembukuan cuma kewajiban administratif untuk pajak, padahal manfaatnya jauh lebih luas dari itu.
Sebuah penelitian yang dipublikasikan di JPPI atau Jurnal Penelitian Pendidikan Indonesia pada 2024, ditulis oleh Hutauruk, Zalukhu, Collyn, Jayanti, dan Damanik, meneliti seratus pelaku UMKM di Kota Medan untuk melihat bagaimana kemampuan menyusun laporan keuangan, literasi keuangan, dan inklusi keuangan memengaruhi kinerja keuangan usaha mereka.
Hasilnya menunjukkan bahwa kemampuan menyusun laporan keuangan berpengaruh positif terhadap perilaku pengelolaan keuangan pelaku UMKM, dan perilaku pengelolaan keuangan yang lebih baik itu pada akhirnya ikut mendorong naiknya kinerja keuangan usaha secara keseluruhan.
Dengan kata lain, kemampuan membuat laporan keuangan tidak langsung membuat usaha untung besar, tapi lewat kebiasaan mengelola keuangan yang lebih tertata, dampaknya baru terasa pada performa usaha.
Temuan semacam ini sejalan dengan pandangan Ikatan Akuntan Indonesia lewat Dewan Standar Akuntansi Keuangan yang menyusun Standar Akuntansi Keuangan Entitas Mikro, Kecil, dan Menengah atau SAK EMKM sejak 2016.
Standar ini sengaja dibuat sederhana agar pelaku usaha kecil tetap bisa menyusun laporan keuangan yang layak tanpa perlu latar belakang akuntansi yang rumit.
Tujuannya membantu UMKM meningkatkan transparansi dan akuntabilitas laporan keuangan mereka, sekaligus mempermudah proses ketika usaha butuh modal tambahan dari bank atau investor, karena laporan keuangan yang tersusun rapi jadi bahan pertimbangan penting bagi pihak yang akan memberi pinjaman.
Sayangnya, di lapangan, penerapan pembukuan yang sesuai standar semacam ini masih jauh dari kata merata.
Banyak UMKM masih mengandalkan pencatatan manual tanpa mengacu ke prinsip akuntansi yang benar, dan itu bikin repot saat usaha butuh proses audit atau mau mengajukan pinjaman ke lembaga keuangan.
Alasan utamanya biasanya karena pemilik usaha tidak punya latar belakang akuntansi, merasa proses pembukuan itu rumit, atau sekadar menganggap pembukuan bukan prioritas dibanding urusan pemasaran dan produksi.
Waktu Tepat Beralih dari Pencatatan ke Pembukuan
Aturan memang membolehkan wajib pajak orang pribadi dengan omzet di bawah Rp4,8 miliar untuk memilih memakai pencatatan sederhana dan menghitung pajak lewat skema PPh Final 0,5 persen atau memakai Norma Penghitungan Penghasilan Neto sesuai pasal 14 Undang-Undang Pajak Penghasilan.
Tapi pilihan itu bukan berarti kamu harus terus memakai pencatatan selamanya, bahkan kalau usahamu sudah berkembang.
Direktorat Jenderal Pajak sendiri sudah menegaskan bahwa wajib pajak yang selama ini memakai tarif PPh final punya kesempatan untuk beralih.
Seperti disampaikan Ditjen Pajak, bagi wajib pajak yang sudah menggunakan tarif PPh final sejak 2018, mulai 2025 mereka dapat memilih untuk menggunakan pembukuan atau tetap memakai Norma Penghitungan Penghasilan Neto.
Kalau kamu memilih menyelenggarakan pembukuan, pajak yang kamu bayar akan dihitung berdasarkan laba yang benar-benar kamu peroleh, bukan cuma berdasarkan omzet kotor seperti pada skema PPh final.
Ini penting karena skema PPh final 0,5 persen dari omzet punya kelemahan tersendiri. Kalau usahamu sedang rugi, kamu tetap harus bayar pajak sebesar 0,5 persen dari omzet.
Sementara kalau kamu memakai tarif normal berdasarkan pembukuan, pajak dihitung dari laba bersih, jadi kalau usaha rugi, kamu tidak perlu membayar pajak penghasilan sama sekali.
Untuk badan usaha dengan omzet di bawah Rp50 miliar, ada pula fasilitas pengurangan tarif 50 persen dari tarif normal 22 persen untuk bagian laba dari omzet sampai Rp4,8 miliar, sesuai pasal 31E Undang-Undang Pajak Penghasilan.
Jadi kalau margin keuntungan usahamu tipis, beralih ke pembukuan dan tarif normal bisa jadi lebih menguntungkan dibanding terus memakai PPh final. Syaratnya cuma satu, pembukuanmu harus rapi dan bisa dipertanggungjawabkan.
Selain pertimbangan pajak, ada alasan praktis lain untuk mulai membiasakan diri dengan pembukuan sejak sekarang, meskipun omzetmu belum wajib.
Kalau kamu berencana mengajukan kredit ke bank dalam satu atau dua tahun ke depan, laporan keuangan yang rapi akan sangat membantu proses pengajuan.
Begitu juga kalau kamu memperkirakan omzet usaha akan menembus Rp4,8 miliar dalam waktu dekat, lebih baik membiasakan diri dengan pembukuan dari sekarang daripada terburu-buru menyusunnya saat batas itu sudah terlewati.
Syarat dan Cara Menyusun Pembukuan dan Pencatatan Pajak
Baik pembukuan maupun pencatatan tidak bisa dilakukan asal-asalan.
UU KUP mengatur syarat-syarat administratif yang harus dipenuhi supaya kedua kegiatan itu diakui secara hukum sebagai dasar penghitungan pajak.
Untuk pembukuan, syaratnya antara lain harus diselenggarakan dengan itikad baik dan mencerminkan keadaan usaha yang sebenarnya.
Pembukuan wajib dilakukan di Indonesia dengan huruf latin, angka Arab, dan satuan mata uang rupiah, disusun dalam bahasa Indonesia.
Kamu boleh memakai bahasa asing atau mata uang selain rupiah, misalnya dolar Amerika Serikat, tapi hanya untuk kategori wajib pajak tertentu seperti perusahaan penanaman modal asing, perusahaan yang beroperasi lewat kontrak karya atau kontrak kerja sama di bidang pertambangan, bentuk usaha tetap, perusahaan yang sahamnya tercatat di bursa efek luar negeri, dan perusahaan yang berafiliasi langsung dengan induk usaha di luar negeri.
Kalau usahamu tidak termasuk kategori itu, pembukuan tetap harus disusun dalam rupiah dan bahasa Indonesia.
Pembukuan juga harus konsisten memakai satu prinsip pencatatan, baik stelsel kas maupun stelsel akrual, dan minimal mencatat komponen harta, kewajiban, modal, penghasilan, biaya, serta penjualan dan pembelian, supaya besarnya pajak terutang bisa dihitung dengan jelas.
Untuk pencatatan, syaratnya sedikit lebih sederhana tapi tetap harus diperhatikan.
Pencatatan harus diselenggarakan secara teratur dengan itikad baik, memakai huruf latin, angka Arab, satuan mata uang rupiah, dan bahasa Indonesia.
Pencatatan dalam satu tahun harus disusun secara kronologis dan harus menggambarkan peredaran atau penerimaan bruto dengan jelas, termasuk penghasilan yang bukan objek pajak atau yang pajaknya sudah final.
Kalau kamu punya lebih dari satu jenis usaha atau usahamu tersebar di beberapa lokasi, pencatatan harus menggambarkan masing-masing jenis usaha dan lokasinya secara terpisah dan jelas.
Ada satu ketentuan yang sering luput dari perhatian pelaku usaha, yaitu soal penyimpanan dokumen.
Semua bentuk catatan, dokumentasi, atau bukti yang jadi dasar pembukuan dan pencatatan, baik yang dikelola secara manual maupun elektronik, wajib disimpan selama sepuluh tahun di Indonesia, tepatnya di tempat kegiatan usaha atau tempat tinggal wajib pajak.
Jadi jangan buru-buru membuang nota atau bukti transaksi lama meskipun usahamu sudah berjalan bertahun-tahun.
Cara Memulai Pembukuan Sederhana untuk Usaha Kecilmu
Kalau selama ini kamu cuma mencatat uang masuk dan uang keluar tanpa tahu berapa sebenarnya untung bersih usahamu, kamu tidak sendirian.
Banyak pelaku usaha berada di posisi yang sama. Tapi seperti yang ditunjukkan penelitian dan pengalaman banyak UMKM, kebiasaan mengelola keuangan dengan lebih tertata, baik lewat pencatatan yang rapi maupun pembukuan penuh, akan membantu kamu mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat, sekaligus mempermudah urusan pajak dan akses ke pembiayaan di masa depan.
Langkah paling sederhana yang bisa kamu mulai sekarang adalah memisahkan uang usaha dari uang pribadi, mencatat setiap transaksi secara rutin, dan secara bertahap belajar menyusun laporan sederhana seperti laporan laba rugi.
Kamu tidak perlu langsung sempurna, yang penting konsisten dan sesuai dengan kondisi usahamu yang sebenarnya.
Referensi
- Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 1983 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan sebagaimana diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2007 (UU KUP), khususnya Pasal 1 ayat 29 dan Pasal 28.
- Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2008 tentang Pajak Penghasilan, khususnya Pasal 14 dan Pasal 31E.
- Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan (UU HPP).
- Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2022 tentang Penyesuaian Pengaturan di Bidang Pajak Penghasilan.
- Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2026 tentang perubahan atas ketentuan Pajak Penghasilan Final bagi Wajib Pajak dengan peredaran bruto tertentu.
- Peraturan Menteri Keuangan Nomor 164 Tahun 2023.
- Standar Akuntansi Keuangan Entitas Mikro, Kecil, dan Menengah (SAK EMKM), disahkan oleh Dewan Standar Akuntansi Keuangan Ikatan Akuntan Indonesia pada 24 Oktober 2016. Sumber: satu.ac.id, “Penerapan Standar Akuntansi EMKM untuk Meningkatkan Kualitas Laporan Keuangan UMKM”, https://satu.ac.id/bandung/akuntansi/2024/10/15/penerapan-standar-akuntansi-emkm-untuk-meningkatkan-kualitas-laporan-keuangan-umkm/
- Hutauruk, R. P. S., Zalukhu, R. S., Collyn, D., Jayanti, S. E., & Damanik, S. W. H. (2024). Peran perilaku pengelolaan keuangan sebagai mediator dalam meningkatkan kinerja keuangan UMKM di kota Medan. JPPI (Jurnal Penelitian Pendidikan Indonesia), 10(1), 302–315. https://doi.org/10.29210/020243356
- DDTC News (2024). “Setelah PPh Final UMKM 0,5 Persen, Pilih Pembukuan atau Pencatatan?” https://news.ddtc.co.id/berita/nasional/1806088/setelah-pph-final-umkm-05-persen-pilih-pembukuan-atau-pencatatan
- Ortax (2025-2026). “Bagaimana Penghitungan Pajak bagi UMKM Pasca UU HPP?” dan “Update Ketentuan Pajak UMKM”. https://ortax.org/bagaimana-penghitungan-pajak-bagi-umkm-pasca-uu-hpp ; https://ortax.org/update-ketentuan-pajak-umkm
- Direktorat Jenderal Pajak. “WP OP UMKM: Fasilitas PPh Final dan Ketentuan Umum” dan “UMKM Orang Pribadi Mau Lapor Pajak? Begini Hitungannya”. https://www.pajak.go.id/en/node/113050 ; https://www.pajak.go.id/en/node/114946
- Klikpajak.id (2020, diperbarui 2025). “Pencatatan dan Pembukuan Pajak, Apa Bedanya?” https://klikpajak.id/blog/pencatatan-dan-pembukuan-pajak/
- Pajakku.com (2026). “Rangkuman Tanya Jawab Webinar Pajakku x DJP: Ketentuan Baru PPh UMKM PP No. 20 Tahun 2026”. https://pajakku.com/artikel/rangkuman-tanya-jawab-webinar-pajakku-x-djp-ketentuan-baru-pph-umkm-pp-no-20-tahun-2026
