Bayangkan seorang kasir menutup hari dengan total penjualan di sistem sebesar Rp8.400.000, sementara uang tunai di laci hanya Rp7.900.000.
Selisih Rp500.000 itu bisa berasal dari salah memberi kembalian, salah input, atau kas yang bocor. Tanpa pembukuan yang tertata, Anda akan kesulitan menelusuri penyebabnya.
Usaha makanan dan minuman memang menuntut ketelitian ekstra.
Survei tahunan sebuah asosiasi restoran di Amerika Serikat menunjukkan bahwa pada 2024, median laba sebelum pajak restoran layanan penuh hanya 2,8 persen dari penjualan, dan restoran layanan terbatas 4,0 persen.
Pada segmen layanan terbatas, biaya makanan, minuman, dan tenaga kerja menyerap median sekitar 65 persen dari setiap rupiah penjualan.
Chad Moutray, ekonom utama asosiasi tersebut, menyatakan bahwa di tengah margin yang sensitif, kejelasan mengenai struktur biaya menjadi hal yang krusial.
Dengan ruang laba sesempit itu, satu kesalahan catat kecil pun cepat terasa pada arus kas.
Artikel ini membahas cara menyusun pembukuan restoran dari dasar, mulai dari pengelolaan bahan baku, pencatatan transaksi khusus, contoh jurnal, hingga contoh laporan keuangan yang bisa Anda tiru.
Mengapa Pembukuan Restoran Berbeda dari Usaha Lain?
Sebelum masuk ke teknis pencatatan, ada baiknya Anda memahami ciri khas usaha kuliner.
Ciri-ciri ini membuat pembukuan restoran tidak bisa disamakan dengan pembukuan toko kelontong atau usaha jasa.
a. Bahan baku punya masa simpan pendek
Sayur, daging, dan susu mudah rusak. Kalau stok tidak diatur dengan baik, sebagian bahan sudah terbuang sebelum sempat dimasak.
Bahan yang terbuang itu tetap Anda bayar, sehingga biaya usaha naik tanpa ada penjualan yang menyertainya.
b. Penjualan datang dari banyak jalur
Restoran biasanya menerima pesanan dari meja pelanggan, bungkus bawa pulang, dan aplikasi pesan antar makanan.
Tiap jalur punya cara pembayaran dan potongan komisi yang berbeda.
Karena itu, pencatatan sebaiknya dipisah per jalur agar angka penjualan dan uang yang masuk ke rekening tetap cocok.
c. Setiap menu punya harga pokok sendiri
Satu porsi menu tersusun dari beberapa bahan dengan takaran tertentu. Harga pokok penjualan (HPP) per menu baru bisa dihitung jika semua bahan itu tercatat.
Tanpa catatan yang rapi, Anda sulit mengetahui menu mana yang sebenarnya menghasilkan laba.
d. Jumlah transaksi sangat banyak
Satu restoran bisa mencatat puluhan sampai ratusan transaksi dalam sehari. Pencatatan manual pada volume seperti ini mudah menimbulkan salah ketik atau transaksi yang terlewat.
Itu sebabnya restoran memerlukan sistem yang menyatukan data stok, penjualan, dan biaya operasional.
Manfaat Pembukuan bagi Restoran dan Kafe
Akuntansi restoran adalah proses mendokumentasikan seluruh transaksi keuangan, lalu menganalisisnya untuk mengetahui pendapatan, arus kas, persediaan, dan laba rugi.
Dengan data itu, Anda sebagai pemilik atau manajer dapat:
- Mengetahui ke mana uang keluar, sehingga pemborosan lebih mudah ditemukan dan biaya yang sah untuk pajak tidak terlewat.
- Menetapkan harga menu berdasarkan biaya nyata, bukan perkiraan.
- Mengendalikan arus kas agar tagihan pemasok selalu bisa dibayar tepat waktu.
- Menghitung kebutuhan modal ketika ingin membuka cabang baru.
- Menilai apakah jumlah dan jadwal karyawan sudah sesuai dengan beban kerja.
Manfaat lain berkaitan dengan kepatuhan pajak.
Undang-Undang tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (UU KUP) Pasal 28 ayat (1) mewajibkan wajib pajak orang pribadi yang menjalankan usaha dan wajib pajak badan untuk menyelenggarakan pembukuan.
Pembukuan itu harus dibuat di Indonesia dengan huruf Latin, angka Arab, satuan rupiah, dan bahasa Indonesia, kecuali ada izin menggunakan bahasa asing atau mata uang lain.
Dokumen pendukungnya, termasuk hasil pengolahan data dari pembukuan elektronik, wajib disimpan selama 10 tahun menurut Pasal 28 ayat (11).
Seorang penyuluh pajak, I Kadek Dwi Aditya, menjelaskan bahwa kewajiban simpan 10 tahun itu dimaksudkan agar wajib pajak dapat menunjukkan bukti yang lengkap dan akurat ketika ada pemeriksaan atau permintaan klarifikasi.
Artinya, nota pembelian, laporan kasir harian, dan rekap stok perlu Anda arsipkan dengan rapi, baik dalam bentuk kertas maupun digital.
Cara Mencatat Transaksi Khusus dalam Pembukuan Restoran
Pembukuan restoran tidak berhenti pada pencatatan jual dan beli.
Ada transaksi yang punya perlakuan tersendiri karena berkaitan dengan stok bahan, perhitungan HPP, penjualan lewat aplikasi, dan kewajiban pajak.
Jika transaksi ini salah dicatat, nilai persediaan, pendapatan, dan laba pada laporan keuangan akan menyimpang dari keadaan sebenarnya.
1. Kelola stok bahan mudah rusak dengan metode FIFO
FIFO (First-In First-Out) berarti bahan yang masuk lebih dulu dipakai lebih dulu. Cara menerapkannya sederhana.
Beri label tanggal terima pada setiap kiriman bahan, lalu minta staf dapur mengambil stok yang paling lama dari rak.
Dari sisi akuntansi, FIFO membuat nilai persediaan dan HPP mengikuti urutan harga beli yang sebenarnya, sehingga laporan keuangan lebih akurat.
Saat harga bahan naik, nilai persediaan di neraca juga lebih mendekati harga pasar terkini.
2. Catat bahan terbuang sebagai beban spoilage
Bahan yang rusak, kedaluwarsa, atau tidak layak pakai sebaiknya dicatat pada akun beban spoilage dan tidak dicampur ke dalam HPP.
Pemisahan ini menjaga HPP tetap menggambarkan biaya menu yang benar-benar terjual, sekaligus memperlihatkan seberapa besar kerugian akibat pemborosan.
Pencatatan terpisah juga punya dasar ilmiah. Viachaslau Filimonau, dosen manajemen perhotelan di Inggris, bersama rekan penelitinya meninjau berbagai studi tentang limbah makanan di sektor perhotelan dan boga.
Mereka menemukan bahwa mengklasifikasi dan mengukur limbah makanan termasuk tantangan utama.
Kerangka pengelolaan yang mereka susun bertumpu pada kemampuan internal, pelatihan staf, biaya investasi awal, dan potensi penghematan uang.
Bagi restoran, pesan praktisnya jelas: limbah yang tidak diukur sulit dikurangi, dan akun spoilage adalah alat ukurnya.
Hasil pencatatan ini juga berguna untuk mengevaluasi cara Anda membeli, menyimpan, dan menghabiskan bahan.
3. Susun Bill of Materials (BOM) untuk setiap menu
Bill of Materials adalah daftar standar bahan beserta takarannya untuk satu porsi menu. Dengan BOM, setiap penjualan otomatis mengurangi stok sesuai resep, sehingga stok dan HPP dihitung dengan cara yang seragam.
BOM juga membantu menjaga ukuran porsi dan mempermudah Anda menemukan selisih antara stok fisik di gudang dan stok di sistem.
4. Catat komisi aplikasi pesan antar secara terpisah
Penjualan lewat aplikasi pesan antar sebaiknya dicatat sebesar nilai penjualan kotor.
Jangan mencatat sebesar uang yang diterima setelah dipotong komisi. Potongan komisi masuk ke beban operasional.
Dengan cara ini, omzet menggambarkan nilai transaksi sebenarnya, dan Anda dapat membandingkan keuntungan tiap jalur penjualan.
Contoh jurnalnya: penjualan lewat aplikasi Rp500.000, komisi 20 persen (Rp100.000), sisanya Rp400.000 belum masuk rekening.
- Debit Piutang Penyelenggara Aplikasi Rp400.000
- Debit Beban Komisi Penjualan Rp100.000
- Kredit Penjualan Rp500.000
Saat dana masuk ke rekening, Anda mencatat Debit Bank Rp400.000 dan Kredit Piutang Penyelenggara Aplikasi Rp400.000.
5. Pisahkan pajak restoran dan service charge dari pendapatan
Pajak restoran dikenal dengan nama Pajak Barang dan Jasa Tertentu (PBJT).
Pajak ini diatur dalam UU Nomor 1 Tahun 2022 tentang Hubungan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah.
Pasal 57 ayat (1) menetapkan dasar pengenaannya, yaitu jumlah yang dibayarkan konsumen, sedangkan Pasal 58 menetapkan tarif paling tinggi 10 persen untuk makanan dan minuman.
Besaran pastinya mengikuti peraturan daerah di tempat usaha Anda. Makanan dan minuman yang disajikan restoran termasuk objek pajak daerah ini dan berada di luar PPN.
Karena PBJT dipungut dari pelanggan untuk disetor ke pemerintah daerah, jumlahnya tidak boleh masuk ke pendapatan restoran. Catat sebagai utang pajak sampai Anda menyetorkannya.
Contoh jurnal penjualan tunai Rp1.000.000 dengan PBJT 10 persen:
- Debit Kas Rp1.100.000
- Kredit Penjualan Rp1.000.000
- Kredit Utang PBJT Rp100.000
Saat menyetor ke kas daerah, jurnalnya Debit Utang PBJT Rp100.000 dan Kredit Kas atau Bank Rp100.000.
Service charge, yaitu biaya layanan yang umumnya dibagikan kepada karyawan, juga sebaiknya memakai akun tersendiri. Dengan memisahkan penjualan, komisi aplikasi, pajak, dan service charge, laporan laba rugi menjadi lebih jelas dan margin operasional lebih mudah dianalisis.
Cara Mengelola Pembukuan Restoran Sehari-hari
Berikut kebiasaan yang membantu pembukuan tetap rapi, baik Anda memakai lembar kerja spreadsheet maupun aplikasi akuntansi.
a. Pantau arus kas
Arus kas adalah catatan semua uang yang masuk dan keluar. Pada bulan-bulan awal, memperkirakan arus kas ke depan terasa seperti menebak.
Setelah pola penjualan dan pembelian Anda terkumpul, tebakan itu berubah menjadi proyeksi yang lebih bisa dipercaya.
Tujuan akhirnya sederhana: uang yang masuk harus lebih besar daripada uang yang keluar, karena selisih itulah yang membuat usaha dapat berkembang.
b. Rekap transaksi secara teratur
Catat semua pendapatan, baik dari tunai, kartu, maupun dompet digital. Catat juga pengeluaran dengan dukungan nota dan faktur.
Sistem kasir restoran umumnya sudah merekam penjualan per metode bayar.
Pastikan laporan dari sistem itu Anda cocokkan dengan uang yang benar-benar diterima, lalu masukkan ke laporan laba rugi.
c. Kelola persediaan seperti mengelola kas
Persediaan adalah modal yang berbentuk bahan. Bahan baku, bumbu, dan minuman di gudang mewakili uang yang sudah Anda keluarkan.
Lakukan stok opname dengan jadwal tetap dan bandingkan hasil hitungan dengan catatan sistem.
d. Manfaatkan aplikasi akuntansi
Aplikasi akuntansi dapat menghubungkan data kasir, stok, dan biaya dalam satu sistem.
Pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan peluang salah rumus berkurang, sehingga Anda memiliki waktu lebih banyak untuk mengurus dapur dan pelanggan.
Kesalahan Umum dalam Pembukuan Restoran
Beberapa pola kesalahan ini sering muncul pada usaha kuliner yang masih mengandalkan pencatatan manual.
- Mencatat penjualan aplikasi sebesar uang yang diterima. Omzet menjadi lebih rendah dari nilai transaksi yang sebenarnya, dan laporan kehilangan akurasi.
- Tidak konsisten memakai FIFO. Bahan lama menumpuk, kedaluwarsa, lalu menambah limbah makanan.
- Tidak punya BOM yang baku. Takaran dan porsi berubah-ubah sehingga HPP sulit dikendalikan.
- Terlambat mencocokkan kas harian. Jika pencocokan baru dilakukan akhir bulan, penyebab selisih sulit dilacak karena kesalahan kecil sudah bertumpuk.
- Menggabungkan pajak dan service charge ke akun penjualan. Pendapatan menjadi lebih besar dari yang sebenarnya dan berpotensi menimbulkan perbedaan saat pelaporan pajak.
- Menyatukan laporan semua cabang. Manajemen tidak dapat membandingkan kinerja dan laba tiap gerai.
FAQ
Apakah restoran kecil wajib membuat pembukuan?
Menurut Pasal 28 UU KUP, wajib pajak orang pribadi yang menjalankan usaha wajib melakukan pembukuan. Wajib pajak orang pribadi tertentu yang memenuhi syarat dapat melakukan pencatatan saja, dan ketentuan tersebut perlu Anda cek sesuai kondisi usaha.
Apakah makanan di restoran dikenai PPN?
Makanan dan minuman yang disajikan di restoran, warung, dan rumah makan dikenai pajak daerah berupa PBJT, tidak termasuk objek PPN.
Seberapa sering laporan laba rugi sebaiknya dibuat?
Mingguan lebih ideal karena penyimpangan biaya terlihat lebih cepat. Jika belum memungkinkan, mulailah dengan bulanan lalu tingkatkan frekuensinya.
Penutup
Pembukuan restoran yang benar bertumpu pada kebiasaan kecil yang dilakukan konsisten: mencatat transaksi setiap hari, memisahkan pendapatan dari pajak dan komisi, mengukur bahan terbuang, dan mencocokkan kas setiap malam.
Dengan margin laba restoran yang tipis, ketelitian pada langkah-langkah ini memengaruhi apakah usaha Anda bisa bertahan dan berkembang.
Mulailah dari yang paling sederhana, lalu tambah kelengkapan seiring pertumbuhan usaha.
Referensi
- Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2022 tentang Hubungan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah (Pasal 57 dan Pasal 58). https://peraturan.bpk.go.id/Details/195325/uu-no-1-tahun-2022
- Pajak.com. Makan di Restoran Tak Kena PPN 12 Persen, Simak Alasannya. https://www.pajak.com/pajak/makan-di-restoran-tak-kena-ppn-12-persen-simak-alasannya/
- DDTCNews (5 Desember 2022). DJP Jelaskan Lagi Aturan Pajak Makanan dan Minuman di UU HKPD. https://news.ddtc.co.id/berita/nasional/43965/djp-jelaskan-lagi-aturan-pajak-makanan-dan-minuman-di-uu-hkpd
- Undang-Undang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan, Pasal 28 (sebagaimana diubah dengan UU Nomor 7 Tahun 2021). Penjelasan ringkas: DDTCNews. Alasan Dokumen Dasar Pembukuan Wajib Disimpan selama 10 Tahun. https://news.ddtc.co.id/berita/nasional/1805429/alasan-dokumen-dasar-pembukuan-wajib-disimpan-selama-10-tahun
- Direktorat Jenderal Pajak. Lakukan Visit, KP2KP Enrekang Imbau Simpan Pembukuan Minimal 10 Tahun (pernyataan I Kadek Dwi Aditya). https://www.pajak.go.id/id/berita/lakukan-visit-kp2kp-enrekang-imbau-simpan-pembukuan-minimal-10-tahun
- Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2026 tentang Perubahan atas PP Nomor 55 Tahun 2022 tentang Penyesuaian Pengaturan di Bidang Pajak Penghasilan. Penjelasan: Hukumonline. Aturan Baru PPh Final untuk UMKM. https://www.hukumonline.com/klinik/a/aturan-baru-pph-final-untuk-umkm-lt6a20d86dac3fd
- IKPI. Maman Tegaskan Pajak UMKM Tak Naik Meski Ada Aturan Baru. https://ikpi.or.id/maman-tegaskan-pajak-umkm-tak-naik-meski-ada-aturan-baru/
- National Restaurant Association (20 Agustus 2025). New Resource from National Restaurant Association Provides Insights into Operational Realities (data margin laba, biaya utama, dan pernyataan Chad Moutray). https://restaurant.org/research-and-media/media/press-releases/new-resource-from-national-restaurant-association-provides-insights-into-operational-realities/
- Filimonau, V., dan De Coteau, D. A. (2019). Food waste management in hospitality operations: A critical review. Tourism Management, 71, 234-245. https://doi.org/10.1016/j.tourman.2018.10.009
