Banyak pemilik usaha pernah mengalami situasi di mana uang di tangan tidak sesuai dengan catatan penjualan. Selisihnya mungkin tidak terlalu besar di awal, tapi kalau dibiarkan berulang setiap bulan, angkanya bisa cukup mengganggu keuangan bisnis.
Masalah ini bukan hanya dialami bisnis yang baru berjalan. Banyak UMKM yang sudah beroperasi beberapa tahun pun masih menghadapi selisih kas yang tidak bisa dijelaskan. Sebelum mencari solusinya, penting untuk memahami dulu dari mana selisih itu biasanya berasal.
Apa yang Dimaksud dengan Selisih Kas?
Selisih kas terjadi ketika jumlah uang yang tercatat di pembukuan tidak sama dengan uang yang benar-benar ada secara fisik atau di rekening.
Dalam skala kecil, ini mungkin terlihat sepele. Tapi dalam konteks bisnis yang bertumbuh, selisih kas yang tidak ditangani bisa menjadi indikasi adanya masalah yang lebih serius di sistem keuangan.
Laporan dari Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) dalam Report to the Nations 2022 mencatat bahwa bisnis kecil lebih rentan mengalami kerugian akibat lemahnya kontrol keuangan internal dibanding bisnis besar. Median kerugian yang dialami bisnis kecil tercatat lebih tinggi secara proporsional karena tidak adanya sistem pencatatan yang ketat.
Kemungkinan Penyebab Uang Bisnis Sering Selisih
1. Transaksi Tidak Dicatat Secara Real-Time
Salah satu penyebab paling umum adalah kebiasaan menunda pencatatan transaksi. Penjualan terjadi, tapi dicatatnya nanti, dan ketika akhirnya dicatat, ada detail yang sudah terlupakan seperti nominal yang tepat, diskon yang diberikan, atau kembalian yang diberikan ke pelanggan.
Semakin banyak transaksi yang terjadi dalam sehari, semakin besar peluang ada yang terlewat atau tercatat dengan angka yang tidak tepat. Kebiasaan ini terlihat kecil tapi dampaknya bisa terasa di akhir periode rekonsiliasi.
2. Pencatatan Pemasukan dan Pengeluaran Tidak Dipisah dengan Jelas
Sebagian pemilik usaha mencampur uang bisnis dengan uang pribadi, atau mencatat pengeluaran pribadi di buku kas bisnis tanpa keterangan yang jelas. Kondisi ini membuat laporan keuangan sulit dibaca dan selisih jadi sulit ditelusuri.
Kementerian Koperasi dan UKM mencatat bahwa mayoritas UMKM di Indonesia belum memiliki sistem pencatatan keuangan yang memadai, dan salah satu indikatornya adalah belum adanya pemisahan yang jelas antara keuangan pribadi dan keuangan usaha.
3. Tidak Ada Rekonsiliasi Berkala
Rekonsiliasi adalah proses mencocokkan catatan keuangan internal dengan data transaksi aktual, baik dari mutasi rekening bank maupun dari catatan kas fisik. Tanpa rekonsiliasi yang dilakukan secara rutin, selisih yang kecil tidak akan terdeteksi sampai sudah menumpuk cukup banyak.
Banyak pelaku usaha yang baru melakukan pengecekan ketika ada kejanggalan yang mencolok. Padahal rekonsiliasi yang dilakukan minimal sebulan sekali bisa mendeteksi masalah jauh lebih awal sebelum berkembang menjadi kerugian yang lebih besar.
4. Kesalahan Input Data
Kesalahan pengetikan angka, misalnya menulis 150.000 padahal yang seharusnya 105.000, adalah penyebab selisih yang sering diremehkan. Dalam volume transaksi yang tinggi, kesalahan seperti ini bisa terjadi beberapa kali dalam sehari tanpa disadari.
Tanpa sistem yang bisa mendeteksi anomali angka secara otomatis, kesalahan input ini akan terus terbawa ke laporan berikutnya dan membuat angka akhir semakin tidak akurat.
5. Pengeluaran Kecil yang Tidak Tercatat
Pengeluaran operasional kecil seperti biaya parkir, ongkos kirim, jajan untuk tim, atau pembelian perlengkapan kecil sering kali tidak dianggap perlu dicatat karena nominalnya kecil. Padahal dalam satu bulan, total pengeluaran tidak tercatat ini bisa mencapai jumlah yang cukup signifikan.
Survei dari QuickBooks Small Business Survey yang dirilis Intuit menyebutkan bahwa 61 persen pemilik bisnis kecil secara rutin mengalami masalah arus kas, dan sebagian besar mengaku tidak memiliki visibilitas yang cukup terhadap pengeluaran operasional bisnis mereka dari hari ke hari.
6. Sistem Pembayaran yang Beragam Tidak Dikelola dengan Satu Sistem
Bisnis yang menerima pembayaran dari berbagai saluran sekaligus, seperti tunai, transfer bank, dompet digital, dan marketplace, rentan mengalami selisih kalau pencatatannya tidak terintegrasi. Masing-masing saluran punya catatan sendiri, dan kalau tidak direkonsiliasi ke satu laporan terpusat, akan selalu ada data yang tercecer.
Kondisi ini makin umum seiring meningkatnya penggunaan metode pembayaran digital di Indonesia. Data Bank Indonesia menunjukkan bahwa nilai transaksi uang elektronik di Indonesia terus meningkat dari tahun ke tahun, yang artinya pelaku usaha perlu sistem pencatatan yang bisa mengakomodasi keberagaman metode pembayaran ini.
Dampak Selisih Kas yang Dibiarkan Terlalu Lama
Selisih kas yang tidak ditangani bukan hanya soal angka yang tidak sesuai. Ada beberapa dampak lanjutan yang perlu dipahami oleh pelaku usaha.
– Laporan keuangan menjadi tidak akurat.
Ketika data yang masuk ke laporan sudah salah dari awal, maka laporan laba rugi dan neraca yang dihasilkan tidak bisa dijadikan acuan pengambilan keputusan. Pemilik usaha bisa salah memperkirakan kondisi bisnis dan mengambil keputusan berdasarkan data yang keliru.
– Cashflow sulit dipantau
Tanpa angka yang bisa dipercaya, pemilik usaha tidak punya gambaran yang jelas tentang berapa uang yang benar-benar tersedia untuk operasional, berapa yang harus disiapkan untuk pembayaran rutin, dan berapa yang bisa dialokasikan untuk pengembangan bisnis.
– Akses permodalan terhambat.
OJK mencatat bahwa salah satu syarat pengajuan KUR (Kredit Usaha Rakyat) adalah adanya catatan keuangan usaha yang bisa diverifikasi. UMKM yang tidak punya pembukuan yang rapi akan kesulitan memenuhi syarat ini, dan secara tidak langsung menutup akses mereka sendiri terhadap sumber permodalan formal.
– Deteksi kebocoran keuangan menjadi lambat.
ACFE mencatat bahwa bisnis tanpa kontrol keuangan internal yang memadai membutuhkan waktu rata-rata 12 bulan lebih lama untuk mendeteksi adanya kebocoran dibanding bisnis yang memiliki sistem pencatatan yang tertib.
Cara Mengurangi Risiko Selisih Kas di Bisnis
Ada beberapa langkah praktis yang bisa mulai diterapkan untuk mengurangi frekuensi dan dampak selisih kas.
a. Pisahkan rekening bisnis dan rekening pribadi sejak awal. Ini langkah paling mendasar yang sering diabaikan tapi sangat berpengaruh pada kejelasan catatan keuangan.
b. Catat setiap transaksi pada saat itu juga, bukan di akhir hari atau akhir minggu. Semakin cepat transaksi dicatat, semakin kecil risiko ada detail yang terlupakan.
c. Lakukan rekonsiliasi minimal sebulan sekali. Cocokkan catatan internal dengan mutasi rekening dan catatan kas fisik secara rutin agar selisih bisa terdeteksi lebih awal.
d. Gunakan satu sistem pencatatan yang bisa mengakomodasi semua saluran pembayaran. Dengan satu sistem terpusat, risiko data yang tercecer antar saluran pembayaran bisa diminimalkan.
e. Catat semua pengeluaran tanpa terkecuali, termasuk yang nominalnya kecil. Konsistensi dalam mencatat pengeluaran kecil adalah kebiasaan yang dampaknya terasa nyata di laporan akhir bulan.
Pembukuan yang Tertib adalah Langkah Pertama
Selisih kas yang sering terjadi hampir selalu bisa ditelusuri ke satu akar masalah yang sama, yaitu sistem pembukuan yang tidak tertib. Bukan berarti pemilik usahanya tidak kompeten, tapi lebih karena belum ada sistem yang memadai untuk mendukung pencatatan yang konsisten.
IFC (International Finance Corporation) yang merupakan bagian dari Grup Bank Dunia menyebutkan bahwa gap pembiayaan UMKM di negara berkembang mencapai 5,2 triliun dolar AS per tahun, dan lemahnya tata kelola keuangan menjadi salah satu faktor struktural yang memperparah kondisi ini.
Membenahi pembukuan tidak harus dilakukan sekaligus. Mulai dari langkah yang paling bisa dilakukan hari ini, dan bangun sistemnya secara bertahap.
Kalau kamu sedang mencari jasa untuk mulai merapikan keuangan bisnis, Noslip.id bisa jadi pilihan yang layak untuk dicoba!
