Banyak pelaku UMKM di Indonesia yang masih menganggap pembukuan keuangan itu ribet dan hanya perlu dilakukan oleh perusahaan besar.
Padahal, justru pembukuan yang rapi adalah pondasi utama agar usaha kecil bisa berkembang dengan sehat dan berkelanjutan.
Dengan pembukuan yang baik, pelaku UMKM bisa tahu apakah bisnisnya benar-benar untung, bagaimana arus kas berjalan, dan keputusan apa yang perlu diambil untuk masa depan.
Tanpa pembukuan, semua keputusan hanya berdasarkan “feeling” dan ini sangat berisiko.
Berdasarkan data Kementerian Koperasi dan UKM (Kemenkop UKM), lebih dari 60% UMKM di Indonesia belum memiliki pencatatan keuangan yang baik, padahal ini menjadi faktor kunci kelangsungan bisnis.
Apa Itu Pembukuan Keuangan UMKM?
Pembukuan keuangan UMKM adalah proses mencatat secara sistematis dan teratur seluruh aktivitas keuangan bisnis, mulai dari uang masuk (pendapatan) hingga uang keluar (pengeluaran), selama periode tertentu.
Bisa harian, mingguan, atau bulanan.
Tujuan utama pembukuan bukan cuma untuk “tahu untung-rugi”, tapi juga untuk mengontrol arus kas, mengetahui posisi keuangan bisnis, dan mempermudah pengambilan keputusan.
Dengan pembukuan yang rapi, pelaku UMKM bisa tahu dengan jelas: Berapa sebenarnya laba bersih, modal tersisa, serta apakah bisnisnya berkembang atau justru stagnan.
Meski terdengar rumit, pembukuan UMKM sebenarnya bisa dilakukan dengan cara sederhana.
Tidak perlu langsung menggunakan software akuntansi canggih, cukup dengan buku catatan, spreadsheet, atau aplikasi gratis yang mudah dipahami.
Komponen Dasar Pembukuan UMKM
Agar pembukuan lebih terarah, berikut beberapa elemen penting yang wajib dicatat oleh pelaku UMKM:
1. Pendapatan Harian
Catat semua transaksi penjualan yang masuk setiap hari. Misalnya:
- Penjualan tunai di toko
- Penjualan online melalui marketplace
- Transfer pembayaran dari pelanggan
Contoh:
Tanggal 5 Oktober — Penjualan kue kering via Shopee: Rp 500.000
Mencatat pendapatan harian membantu Anda melihat tren penjualan dan menghitung total omzet bulanan secara akurat.
2. Biaya Operasional
Ini mencakup semua pengeluaran yang dikeluarkan untuk menjalankan bisnis.Contohnya:
- Pembelian bahan baku (tepung, gula, minyak, dll.)
- Biaya sewa tempat usaha
- Gaji karyawan
- Tagihan listrik, air, dan internet
- Ongkos kirim atau transportasi
Tips: Pisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis supaya laporan keuangan tidak rancu.
3. Piutang dan Utang Usaha
Banyak UMKM memberikan sistem bayar tempo atau menerima bahan dari supplier dengan sistem kredit. Maka, penting untuk mencatat dua hal ini:
- Piutang: uang yang belum dibayar pelanggan
- Utang: kewajiban Anda kepada pemasok atau pihak lain
Contoh:
Pelanggan A masih berutang Rp 300.000 — jatuh tempo 10 Oktober.
Utang ke Supplier B sebesar Rp 1.200.000 — jatuh tempo 15 Oktober.
Dengan catatan ini, Anda bisa memastikan arus kas tetap lancar dan tidak ada pembayaran yang terlewat.
4. Saldo Kas dan Rekening Bank
Setiap akhir hari atau minggu, pastikan Anda tahu berapa saldo uang tunai dan saldo di rekening bisnis.Langkah ini membantu mengontrol keuangan dan mencegah selisih antara pencatatan dan kondisi kas sebenarnya.
Contoh:
Saldo kas hari ini: Rp 1.500.000
Saldo rekening bank: Rp 3.200.000
Manfaat Pembukuan bagi UMKM
Menurut Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN Kemenkeu), pembukuan keuangan membantu UMKM menjaga arus kas tetap sehat dan meningkatkan kredibilitas di mata investor maupun lembaga keuangan.
Berikut manfaat utamanya:
1. Mengetahui Laba dan Rugi
Dengan pembukuan, Anda tahu berapa keuntungan bersih setiap bulan. Ini membantu menilai apakah strategi bisnismu sudah efektif.
2. Mengontrol Arus Kas
Anda bisa tahu kapan kas banyak keluar, dari mana sumber pemasukan utama, dan bagaimana cara menyeimbangkannya.
3. Efisiensi Biaya Operasional
Pembukuan membantu menemukan pos biaya yang membengkak dan perlu dipangkas.
4. Memudahkan Urusan Pajak
Catatan keuangan yang rapi membuat perhitungan pajak lebih mudah dan menghindari kesalahan lapor ke DJP.
5. Syarat Dapat Pinjaman Modal
Bank atau investor akan menilai laporan keuangan sebelum menyetujui pendanaan. Pembukuan jadi bukti bahwa usahamu kredibel dan layak dibiayai.
Risiko Kalau UMKM Tidak Punya Pembukuan
Tidak punya pembukuan bisa berakibat fatal bagi usaha kecil. Berikut beberapa dampak nyatanya:
– Salah Hitung Keuntungan: banyak pengusaha merasa “untung” padahal stok menumpuk dan kas habis.
– Kacau Arus Kas: tanpa catatan, bisa sulit melacak ke mana uang pergi.
– Sulit Dapat Modal: lembaga keuangan tidak akan percaya tanpa laporan keuangan.
– Beresiko Salah Pajak: tanpa data akurat, perhitungan pajak bisa keliru dan berujung denda.
– Rawan Kecurangan: tanpa catatan, sulit mengontrol karyawan atau mitra yang mengelola uang.
Menurut riset Jurnal Solusi (Universitas Semarang), kurangnya pembukuan menjadi salah satu penyebab utama kegagalan UMKM dalam tiga tahun pertama.
Langkah Sederhana Memulai Pembukuan untuk UMKM
Kalau Anda baru mau mulai mencatat keuangan bisnis, tenang saja. Pembukuan tidak harus rumit.
Yang penting adalah konsisten dan rapi sejak awal. Berikut langkah-langkah sederhana yang bisa Anda terapkan:
1. Pisahkan Uang Pribadi dan Uang Usaha
Ini langkah paling mendasar tapi sering diabaikan. Jangan campurkan pengeluaran pribadi dengan uang bisnis, karena bisa bikin bingung saat menghitung keuntungan.
2. Gunakan Format yang Sederhana
Tidak perlu langsung pakai software akuntansi mahal. Anda bisa mulai dari hal sederhana seperti:
- Buku tulis khusus keuangan,
- File Excel/Google Sheets, atau
- Aplikasi gratis seperti BukuKas, Money Lover, atau Akuntansiku.
3. Catat Semua Transaksi Setiap Hari
Biasakan mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran, sekecil apapun nilainya.
Mulai dari pembelian bahan baku, biaya parkir, ongkir, hingga penjualan kecil tetap harus masuk catatan.
4. Buat Rekap Bulanan
Setiap akhir bulan, rekap semua catatan harian untuk melihat:
- Total pendapatan,
- Total pengeluaran, dan
- Laba bersih bisnis Anda.
Dari rekap inilah Anda bisa menganalisis apakah usaha sedang untung, impas, atau perlu efisiensi.
5. Simpan Semua Bukti Transaksi
Struk, nota, invoice, atau bukti transfer jangan dibuang. Dokumen ini penting untuk verifikasi, pembuktian laporan pajak, dan mencegah kesalahan pencatatan.
Dengan menerapkan lima langkah sederhana ini, bisnis Anda sudah punya dasar pembukuan yang kuat.
Kuncinya bukan pada alat yang digunakan, tapi pada kedisiplinan mencatat dan merekap secara konsisten.
Tips agar Pembukuan Efektif dan Berkelanjutan
Salah satu tantangan utama pelaku UMKM dalam membuat pembukuan adalah menjaga konsistensinya.
Banyak usaha yang semangat di awal, tapi berhenti di tengah jalan karena dianggap merepotkan.
Padahal, dengan beberapa kebiasaan sederhana, pembukuan bisa berjalan efektif dan berkelanjutan. Berikut panduannya:
1. Disiplin dan Konsisten
Kunci utama pembukuan yang rapi adalah disiplin mencatat setiap hari. Luangkan waktu sekitar 10–15 menit setiap selesai berjualan untuk mencatat pemasukan, pengeluaran, atau transaksi lain.
Konsistensi ini akan membuat data keuangan tetap akurat dan memudahkan saat melakukan evaluasi bulanan.
2. Gunakan Aplikasi Digital
Pembukuan manual memang bisa dilakukan, tapi rentan hilang, rusak, atau tidak teratur.
Alternatif yang lebih efisien adalah menggunakan aplikasi digital seperti BukuKas, Lummo, Akuntansiku, atau QuickBooks.
Aplikasi ini dapat membantu mencatat transaksi secara otomatis, menghitung laba rugi, bahkan menyiapkan laporan keuangan secara instan.
Selain itu, digitalisasi juga membantu Anda lebih siap ketika ingin mengajukan pembiayaan ke bank atau lembaga keuangan formal, karena semua data sudah terdokumentasi dengan rapi.
3. Pahami Kategori Keuangan
Pemahaman terhadap kategori keuangan penting agar Anda bisa membaca laporan dengan benar. Setidaknya ada tiga kategori utama yang perlu diketahui:
– Biaya tetap: pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif sama, seperti sewa tempat atau gaji karyawan.
– Biaya variabel: pengeluaran yang berubah sesuai volume penjualan, seperti bahan baku atau biaya pengiriman.
– Pendapatan: semua uang yang masuk dari hasil penjualan produk atau jasa.
Dengan memahami ketiga kategori ini, Anda bisa menganalisis faktor mana yang paling berpengaruh terhadap keuntungan bisnis.
4. Evaluasi Keuangan Secara Rutin
Setiap akhir bulan, luangkan waktu untuk meninjau laporan keuangan. Perhatikan apakah pendapatan meningkat, biaya operasional membengkak, atau margin keuntungan menurun.
Langkah ini membantu Anda memahami arah bisnis dan membuat keputusan yang lebih tepat, seperti kapan menambah stok, menaikkan harga, atau mengurangi biaya tertentu.
5. Lakukan Backup Data
Jika Anda menggunakan sistem digital, pastikan semua data disimpan di tempat yang aman.
Gunakan penyimpanan berbasis cloud seperti Google Drive atau Dropbox agar data tetap tersimpan meski perangkat Anda rusak.
Backup rutin juga penting untuk menjaga keamanan informasi keuangan dan menghindari kehilangan data yang bisa merugikan bisnis.
Kesimpulan
Pembukuan bukan sekadar “catatan angka,” tapi alat navigasi bisnis agar UMKM bisa berkembang dengan terarah.
Dengan pencatatan yang disiplin, Anda bisa tahu ke mana uang mengalir, seberapa besar keuntungan, dan kapan saat yang tepat untuk ekspansi.Mulailah dari langkah kecil hari ini. Dari buku catatan sederhana, Excel, atau aplikasi digital.
